Een aantal dingen op kantoor zal nooit veranderen: Peter die als laatst binnenkomt en als eerst vertrekt, Ivo die nooit het kopieerapparaat bijvult en Anne die tussen het koffiedrinken door een pakje Marlboro soldaat weet te maken.
Wat ook op de meeste kantoren niet zal veranderen, is de hoeveelheid prikkels die mensen dagelijks te verwerken krijgen: iedere dag komen er minstens tien mails binnen waar je in de cc bent meegenomen, omdat je ‘anders misschien wel eens iets zou kunnen missen’.
Daarnaast draait Slack (of een vergelijkbaar zakelijk chatprogramma) of Whatsapp op volle toeren, en werknemers lopen om de haverklap je kantoor binnen om te zeggen dat het verzoek in de mail toch best wel haast heeft.
Gevolg: dit is funest voor de productiviteit en het zorgt ervoor dat werknemers doodmoe zijn als ze om halfzes met hun leaseauto achteraan in de file aansluiten.
We komen anno 2019 gemakkelijk aan vijf onderbrekingen per uur. Dit kost veel energie en kostbare tijd en trekt de energie uit ons. Stress, psychische klachten en concentratieproblemen krijgen we er gratis bij.
Een effectiever communicatiebeleid
Een effectiever communicatiebeleid kan wonderen doen, en dit hoeft echt niet lastig te zijn. Hier wat voorbeelden waar je meteen al mee kunt starten:
1. Zet je mailsynchronisatie uit (op zowel je smartphone als je pc) en geef aan dat men in noodgevallen moet langslopen of moet bellen. Wil je nog verder gaan, kun je ook de meldingen beperken tot inkomende telefoontjes. Op de overige meldingen hoef je toch niet binnen tien seconden op te reageren.
2. Check vervolgens je mail en telefoon op gezette tijden. Doe dit liever niet als je net begint aan je werkdag, omdat je dan zeker weet dat je de dag begint met zaken die je niet had gepland. Als je collega’s je niet altijd kunnen bereiken, zullen ze ineens een stuk vindingrijker zijn en makkelijker zelf beslissingen nemen.
3. Gelast een of meerdere periodes van minstens een uur in waarin niemand elkaar stoort en in stilte werkt. Je zult zien dat dit wonderen doet voor de productiviteit.
Aangezien ieder bedrijf anders is, denkt De Organisatieontwikkelaar graag mee met jouw bedrijf. Benieuwd hoe je dit kunt implementeren op de werkvloer? Neem dan vooral contact op!
puck@deorganisatieontwikkelaar.com
+316 10 77 68 24
De Organisatieontwikkelaar 