Is het proces wel Lean? En moeten we niet even scrummen, zodat we ons plan zo agile mogelijk uitvoeren en daarmee ons MVP op tijd kunnen lanceren, zodat we in ieder geval glansrijk slagen voor onze ISO 9001-audit?
Overdadig gebruik van kantoorjargon; er is al heel wat over gezegd en geschreven. En dit is (naar mijn bescheiden mening) niet geheel onterecht. Het leidt er namelijk vaak toe dat niet veel mensen om je heen nog iets begrijpen van wat je zegt, en de boodschap dus niet overkomt. En dat is dan weer niet erg Lean.
Onlangs heb ik mijn Lean Six Sigma Green Belt-diploma mogen ontvangen. Daarom in deze blog een poging om ook voor de personen die niets van de eerste alinea begrepen, uit te leggen wat Lean Six Sigma nu precies is. En misschien wel belangrijker: waarom het nu juist zo relevant is, juist óók voor bedrijven waar nauwelijks computers te vinden zijn. Je zou Lean Six Sigma namelijk overal kunnen implementeren, zelfs in je huishouden.
“Het duurzaam en aantoonbaar verbeteren van processen en organisaties. Dat is Lean Six Sigma: de combinatie van twee wereldwijd bewezen methoden.”
Lean Six Sigma is samenvoeging van Lean management en Six Sigma:
Lean Management is de een verzameling van oplossingen voor het verbeteren van je processen. Lean is het doen van de juiste dingen, op de juiste plaats, op het juiste moment, in de juiste hoeveelheid. Hierbij wordt er gestreefd naar minimale verspilling en continue verbetering. Centraal bij deze verbetering staat de input van de medewerkers; zij kennen hun proces immers het best.
Het doel van Six Sigma is het reduceren van variatie in processen waardoor je je klanten een constante kwaliteit kan bieden.
Het duurzaam en aantoonbaar verbeteren van processen en organisaties. Dat is Lean Six Sigma: de combinatie van twee wereldwijd bewezen methoden.
Met vijf stappen brengen we Lean Six Sigma in de praktijk:
STAP #1 – Definieer:
Je start het project op en brengt in kaart wie je klant (intern of extern) is en wat deze klant wil. De focus ligt op maximale waarde voor de klant is. Hieruit komt een doelstelling uit voort.
Voorbeeld: Verkorten van de doorlooptijd van het opstellen van een offerte door de afdeling sales naar maximaal 48 uur.
STAP #2 – Meet:
Bij deze stap breng je het huidige proces gedetailleerd in kaart. Hierdoor krijg je meteen een beeld van de verspillingen in het proces: welke activiteiten voegen echt waarde toe en welke niet? Je streeft naar minimale verspilling van transport, voorraad, beweging, wachttijd, overproductie, overbewerking, fouten en vaardigheden. Daarnaast identificeer je de belangrijkste variabelen die van invloed kunnen zijn op het al dan niet behalen van de doelstelling: de grondoorzaken.
Voorbeeld: dag dat aanvraag binnenkomt | aantal jaren ervaring van medewerker die aanvraag behandelt | tussenvoorraad afdeling sales | aantal complexe vragen in aanvraag | gebruik van standaard format
STAP #3 – Analyseer:
In deze fase analyseer je welke factor/factoren de meeste invloed heeft/hebben op het al dan niet behalen van je doelstelling. Als je zeker wilt zijn van je zaak en geen ongegronde aannames wilt doen dan kun je dit onderbouwen met enkele simpele statistieken.
Voorbeeld: De factoren ‘gebruik van standaard format’ + ‘tussenvoorraad afdeling sales’ blijken het grootste effect te hebben op het niet behalen van de doorlooptijd van 48 uur.
STAP #4 – Verbeter:
In de verbeterfase ga je actief met de medewerkers op zoek naar een oplossing en test je deze op kleine schaal. Soms blijken kleine oplossingen al heel effectief. Daarnaast zorg je er bij deze stap voor dat je pas produceert als een klant hierom vraagt (pull) en zorgt voor een goede doorstroom van je proces (flow).
Voorbeeld: Er wordt tijdelijk extra mankracht ingezet om de tussenvoorraad te minimaliseren. Vervolgens wordt de duur van de stappen in het proces ongeveer even lang gemaakt waardoor er een goede doorstroom ontstaat (flow). Er worden pilots gedaan waarbij alle medewerkers gebruikmaken van het standaard format. De gemiddelde doorlooptijd die wordt gemeten is 43 uur. Er zijn geen uitschieters meer.
STAP #5 – Beheers:
In de laatste fase veranker je je oplossing. Je zorgt dat je proces beheerst blijft verlopen en je blijft werken aan continue verbetering.
Voorbeeld: Twee maanden later blijkt de gemiddelde doorlooptijd voor het opstellen van een offerte 18 uur te zijn. Maandelijks evalueert het team het proces om de verspillingen aan te pakken en het proces te verbeteren.
Resumerend zorgen we er dus voor dat:
- Het probleem wordt aangepakt;
- Verspillingen in het proces worden geëlimineerd;
- Het proces stabiel en voorspelbaar wordt gemaakt.
In elk proces sluipen ongemerkt verspillingen. En waarom veranderen als we dit al jaren op deze manier doen? Het antwoord: omdat elk proces onderhevig is aan verandering en sommige stappen in het proces ooit misschien waarde toevoegden voor de klant maar is dat nog wel steeds zo? Een nieuwe situatie vraagt om verandering. Door medewerkers actief mee te laten denken, creëer je bewustwording en efficiëntere processen.
Uiteraard sta je er niet alleen voor, De Organisatieontwikkelaar wil je hier graag bij ondersteunen!
De Organisatieontwikkelaar 