Getting Things Done of kortweg (GTD) is een productiviteitsmethode die inmiddels is uitgegroeid tot (online) subcultuur. GTD, bedacht en beschreven in het boek van David Allen in 2001, heeft inmiddels al een trouwe schare volgers weten op te bouwen.
Anekdotisch bewijs: succesverhalen als “How GTD changed my life” zijn gemakkelijk te vinden op het internet. Statistisch bewijs: het boek van David Allen is inmiddels vertaald in meer dan 30 talen en er zijn wereldwijd meer dan 2 miljoen exemplaren verkocht. Reden temeer om deze productiviteitsmethode eens onder de loep te nemen.
Hét uitgangspunt van GTD is dat je je hersencapaciteit moet gebruiken om na te denken en te creëren, dus vóóral niet om alle taken die je moet doen in op te slaan. Naast dat dit heel slecht werkt, vergt het veel van je hersenen en zorgt het voor stress: hoe vaak denk jij ’s nachts aan het project dat je nog moet afmaken? Hoe vaak vergeet je om de was op tijd uit je wasmachine te halen? Tijd om dit te organiseren.
En nu rijst vast de terechte vraag: hoe? Het antwoord is vrij simpel:
“Sla nooit meer iets op in je hoofd. Voor de rest van je leven.” – David Allen
Nu is dat misschien iets te kort door de bocht, maar het idee is je vast duidelijk: gebruik je hoofd niet als to-do list of agenda.
De vijf stappen van Getting Things Done:
Collect. Verzamel alles wat je moet doen. Dit hoeft niet in een uur, maar neem hier een week of zelfs een maand de tijd voor. Omdat je brein namelijk zo inefficiënt is om dit op te slaan, kan het soms even duren voordat je je realiseert wat je allemaal moet doen. Leer jezelf aan om, zodra iets in je opkomt, dit gelijk vast te leggen.
Process. Begin bovenaan, verwerk één item per keer. Voer taken die je binnen 2 minuten kunt uitvoeren meteen uit. Mocht iemand anders het beter kunnen, delegeer het dan. Als je op dit moment geen actie moet ondernemen, archiveer dan het item.
Organize. Organiseer dit in vier verschillende categorieën:
- Volgende acties: Acties die je vandaag (gedeeltelijk) kunt doen: mail van manager beantwoorden, blog afschrijven, bos bloemen voor vrouw kopen, etc.
- Projecten hebben een open einde of meer dan één actie. Projecten moeten gevolgd worden en periodiek gecontroleerd worden.
- In de wacht: Deze lijst moet je periodiek nalopen. Hier staan alle acties waar je moet wachten op anderen, moet wachten tot een bepaalde tijd of een andere reden waarom je dit niet in een keer kunt afmaken.
- Ooit/misschien: Voorbeelden zijn: Naar Zuid-Afrika reizen of Spaans leren. Schrijf ze op, zo zijn ook deze plannen uit je hoofd.
Let op: grote, tijdrovende taken en projecten dienen te worden onderverdeeld in subtaken. Je zult zien dat dit dan veel minder overweldigend zijn. De taak ‘financiële administratie’ kun je dan bijvoorbeeld uitsplitsen in taken als:
- crediteuren inboeken
- debiteuren inboeken
- betalingen doen
- aanmaningen versturen
Review. Dit systeem moet minimaal één keer per week nagelopen worden, maar bij voorkeur dagelijks. Gebeurt dit consequent, zul je zien dat de paar minuten die je er ’s ochtends instopt zich gedurende de dag ruimschoots terugbetalen.
Do. Dit systeem zou het eenvoudig moeten maken daarmee leuk moeten maken om alles te organiseren. Op het moment dat alles georganiseerd is, kun je beginnen met het vergeten van alles wat je in je hoofd heb opgeslagen en de productiefste versie van jezelf maken. Succes!
* Je kunt dit natuurlijk allemaal organiseren op de ouderwetse manier, een handige tool om dit online te doen is echter Microsoft To Do: te downloaden op pc en smartphone. Meer informatie: https://to-do.microsoft.com/
De Organisatieontwikkelaar 