Je herkent het vast wel: je hebt het gevoel dat je zoveel dingen moet doen waardoor je overal aan begint maar niets afkrijgt. Je maakt wel tijd om deze blog te lezen en aan het einde van de dag heb je nog meer werk op je bord liggen. Geen nood, want nergens is het gezegde ‘een goed begin is het halve werk’ meer van toepassing dan hier.
Om orde in de chaos te scheppen, gebruiken we de methode van David Allen, genaamd Getting Things Done (GTD). Zoals ik heb beschreven in mijn eerste blog over GTD, is GTD een manier om alle taken die je moet doen te organiseren en te prioriteren in één eenvoudig (digitaal) systeem, en dus niet meer in je hoofd. Het opslaan van taken in je hoofd is namelijk erg inefficiënt en zorgt er vaak voor dat je het overzicht verliest en juist niets gedaan krijgt.
Hiermee starten mag misschien ingewikkeld klinken, maar dat valt eigenlijk best mee. Ik wil je daarom aanraden om nú een uur vrij te maken en meteen van start te gaan met Getting Things Done in 6 simpele stappen.
1. Download Microsoft To-Do* op smartphone en PC
Via todo.microsoft.com/tasks/nl-nl. Zorg dat je de app op je homescherm plaatst van je smartphone en in je taakbalk van je pc.
* (Er zijn meer verschillende applicaties beschikbaar, zoals Google Tasks. In deze blog ga ik van Microsoft To Do uit, omdat ik dit prettig vind werken.)
2. Maak een account aan…
…en log hiermee in op zowel je smartphone als computer.
3. Maak nu aan de linkerkant van het scherm vier categorieën, (vier ‘lijsten’), namelijk:
A. Volgende acties
Zet hier alle acties in die snel uitgevoerd kunnen worden en waar je álle informatie en gegevens voor hebt.
Bijvoorbeeld: doktersafspraak inplannen, foto’s doorsturen, reageren op e-mail, etc.
Veel van deze taken kunnen vaak heel snel worden uitgevoerd. Volgens David Allen hoef je taken die korter dan 2 minuten duren, niet te plannen en kun je ze het beste maar meteen uitvoeren. Ik zou je willen aanraden om ze voor nu nog wel te plannen in het systeem.
B. Projecten
Zet hier alle acties in waar veel verschillende stappen voor nodig zijn. Je kunt namelijk onder taken ook subtaken toevoegen. Laten we als voorbeeld van een project ‘de zomervakantie boeken’ nemen. Wat ‘volgende acties’ onderscheidt van projecten is dat projecten vaak meer tijd in beslag nemen en meerdere subtaken hebben.
De zomervakantie verdelen we in de volgende subtaken:
- Budget bepalen
- Vakantievoorkeuren bepalen
- Data bepalen
- Vakantievoorstellen aandragen
- Vakantiebestemming kiezen
- Vakantie boeken
C. In de wacht
Hier zet je alles in waar je op een reactie moet wachten. Dit kunnen ook projecten zijn: als je bijvoorbeeld hebt gevraagd wat de vakantievoorkeuren zijn van je medereizigers, kun je ze even de tijd gunnen om zich te oriënteren. Je kunt nu niets met deze taak, dus zet hem in de wacht.
D. Geen prioriteit
Zet hier alles in wat je ooit nog moet doen, maar wat nu geen prioriteit heeft. Als je dit wekelijks herziet, komt er vanzelf een moment dat het wel prioriteit heeft.
Bijvoorbeeld: nieuwe computer kopen, auto naar garage brengen, afspraak bij notaris maken.
4. Collect: verzamel álles
Er gaan dagen, weken of soms maanden overheen voordat je alles verzameld hebt en natuurlijk komen er altijd nieuwe taken bij. Leer jezelf aan om nieuwe taken altijd meteen op te slaan als je iets tegenkomt wat je nog zou moeten doen, door middel van de app op je smartphone.
Verdeel grote taken altijd op met subtaken. Zo kun je je financiële administratie onderverdelen in:
- crediteuren inboeken
- debiteuren inboeken
- betalingen doen
- aanmaningen versturen
5. Plan: bepaal de prioriteiten en plan je dag
Als je alles voor de korte termijn gesorteerd hebt, kun je beginnen met het plannen van je dag. Ga naar alle taken die je hebt, en voeg ze toe door ze naar ‘Mijn dag’ te slepen. Je moet dit dus minstens iedere dag doen, dus maak er een gewoonte van. De vijf minuten die je hier `s ochtends insteekt, zijn het meer dan waard!
6. Get Things Done: aan het werk!
Werk alle taken af die je voor die dag hebt gepland. Mochten er dingen bijkomen, zet ze dan altijd in je To Do list en plan ze later.
Overige tips:
- Als je zakelijk en privé gescheiden wilt houden, maak je gewoon meerdere accounts aan of maak je in één account meerdere lijsten aan.
- Je kunt ook deadlines meegeven aan deze zaken als iets vóór een bepaalde datum moet gebeuren.
- Gebruik Microsoft To Do niet als agenda, maar gebruik dit náást je agenda.
- Kijk een video over Microsoft To Do of Getting Things Done als je er nog niet uitkomt, zoals deze: https://www.youtube.com/watch?v=zEcswE3w5LA (helaas wel in het Engels).
Succes!
De Organisatieontwikkelaar 