32% van het kantoorpersoneel ervaart stress door de hoeveelheid mail die er dagelijks binnenkomt.
Vooral na de vakantie zullen veel mensen opzien tegen het openen van Outlook of Gmail omdat ze geconfronteerd worden met wel honderden ongelezen berichten in hun mailbox. Niet zo gek: dagelijks komen er vaak tientallen (onnodige) e-mails binnen, die de ontvanger allemaal tijd kosten en stress opleveren. Vaak onnodig, want het gros van de mails wordt niet (juist) opgevolgd.
Om onder andere deze redenen zijn er mensen die e-mailen volledig hebben afgezworen en heeft Kim Spinder het boek ‘We Quit Mail’ geschreven. Dit is wellicht een wat rigoureus besluit, maar het is goed om eens na te denken over hoe je met e-mailen omgaat. Deze week: 6 tips om betere e-mails te versturen.
1. Gebruik altijd een onderwerp
Geef hierin aan waar je e-mail over gaat. Houd het kort, specifiek en concreet. Gebruik geen algemene onderwerpen als ‘Vraagje’ of ‘Kun je me helpen?‘
2. Meerdere e-mails voor meerdere onderwerpen
Als er meerdere taken of informatiepunten instaan, zal het waarschijnlijker zijn dat er over een aantal zaken heen gelezen wordt. Stuur dus meerdere e-mails per onderwerp. Zo kan de ontvanger makkelijker de mails archiveren die hij/zij verwerkt heeft.
3. Gebruik een call-to-action met datum of deadline
Wees specifiek: als je vraagt om iets te doen, geef dan altijd een datum mee en geef aan wat je voor die datum van een persoon verwacht. Als een e-mail slechts ter informatie is, geef dit dan ook duidelijk aan. Zo voorkom je dat niet duidelijk is wat er van de ontvanger verwacht wordt.
4. Wees specifiek
“Perfectie wordt niet bereikt wanneer er niks meer kan worden toegevoegd, maar wanneer er niets meer kan worden weggelaten.”
– Antoine de Saint-Exupery (1900-1944), Franse auteur en vliegenier
Wees dus to-the-point, specifiek en vertel geen onnodige details die meer vragen oproepen dan dat het vragen beantwoordt. Dit leidt af van de kern van je boodschap en maakt mails minder prettig om te lezen.
5. Maak gebruik van de agendafunctie
Zoals je vast wel weet hebben Outlook en Gmail allebei een handige functie om vergaderingen in te plannen in de vorm van een agendaverzoek. Als ontvangers van je e-mail aangeven dat ze de afspraak accepteren, zal dit ook in hun agenda komen te staan.
Zo voorkom je dat afspraken vergeten worden, maar je kunt dit ook gebruiken om deadlines in de agenda van de ontvanger in te plannen.
6. Voorkom onnodig cc’en
Soms komt het voor dat er, naast de directe ontvanger, ook nog iemand anders baat heeft bij het ontvangen van je e-mail. Dit is echter veel minder vaak als dat vaak gedacht wordt.
Hoe sterk de neiging ook is om je verantwoordelijk af te schuiven door iemand toe te voegen in de cc, denk goed na of dit echt nodig is: vaak roept dit meer vragen op dan antwoorden en ontvangt men hierdoor veel te veel onbelangrijke mails.
Hoe schrijf je een doeltreffende e-mail? Een voorbeeld:
Onderwerp: Graag factuur <factuurnummer> van klant <klantnaam> crediteren
Hallo <voornaam>,
Meneer <naam klant> heeft ten onrechte factuur <factuurnummer> van ons gehad, hij heeft zijn lidmaatschap namelijk vorige maand opgezegd. Hij heeft nog niet betaald, dus het bedrag hoeft niet teruggestort te worden.
Zou je (graag vóór <deadline>)
- Deze factuur in ieder geval voor morgen willen crediteren en de creditfactuur willen mailen naar meneer <naam klant> (<e-mailadres klant>)
- Mij per mail willen laten weten als je dit gedaan hebt?
Alvast bedankt!
Groeten,
<Naam afzender>
Bovenstaande e-mail zal het voor de ontvanger makkelijk maken om het verzoek in kwestie uit te voeren, omdat de mail:
- kort en bondig is;
- een onderwerp bevat;
- een call-to-action met een deadline;
- gestructureerd is.
Je zou bovenstaande e-mail zelfs kunnen versturen als een agendapunt.
Wil je advies over hoe je binnen je bedrijf de e-mailcultuur kunt veranderen? Laten we praten!
De Organisatieontwikkelaar 