Blog #12 | Hoe De Organisatieontwikkelaar organisaties verder helpt

Regelmatig krijg ik de vraag wat ik nu eigenlijk precies doe als De Organisatieontwikkelaar. Een logische vraag, want op mijn website staat (op het eerste oog) veel verschillende informatie. In deze blog geef ik praktijkvoorbeelden van hoe ogenschijnlijk uiteenlopende vraagstukken toch allemaal met elkaar te maken hebben en helpen bij het bereiken van één van mijn belangrijkste doelen: het structureel oplossen van knelpunten binnen organisaties. Hierbij hanteer ik vaak het 7S-model van McKinsey, die ik in deze blog nader toelicht.

PRAKTIJKVOORBEELD 1:

Er komen steeds meer aanvragen binnen bij bedrijf X. De directeur merkt dat het personeel het werk niet meer goed aan kan, dat er meer werk in dezelfde tijd moet worden gedaan waardoor er fouten worden gemaakt en er meer brandjes moeten worden geblust.

Oplossing: Een nieuwe medewerker werven!

Of toch niet?

Met alleen een nieuwe medewerker ben je er nog niet. Als je bedrijf groeit, moet je gaan nadenken over een taakverdeling. Maar welke taken zijn er eigenlijk? En aan wie moet de nieuwe medewerker straks verantwoording afleggen? (structure) Hoe zorgen we ervoor dat de medewerker op de hoogte is van de werkwijzen? En wáár binnen het proces ging het eigenlijk fout waardoor er brandjes moesten worden geblust? En hoe houden we elkaar eigenlijk op de hoogte van de voortgang? (systems). Hoe zorgen we ervoor dat de medewerker de juiste kennis en vaardigheden heeft? (skills) Ook moet er worden nagedacht over hoe er leiding wordt gegeven aan de medewerkers. Mogen zij zelf beslissingen nemen? (style) En hoe zorg je er dan voor dat ze allemaal tevreden blijven? (staff)

PRAKTIJKVOORBEELD 2:

Binnen een organisatie wordt opgemerkt dat het niet duidelijk is wanneer wie aanwezig is. Dit is op zichzelf geen probleem, maar dit kan er wel toe leiden dat processen stagneren omdat er geen vervanging is geregeld. Wel blijkt dat er op verschillende plekken ‘iets’ wordt bijgehouden over verlof in verschillende, rommelige Excel-bestanden. 

Oplossing: Eén gezamenlijk Excel-bestand.

Of toch niet?

Allereerst is al de vraag wie op de hoogte moet worden gesteld bij afwezigheid? En op welke wijze wordt dit vastgelegd? (structure) Welke systemen worden er gebruikt? (systems) Mogen medewerkers zomaar zelf bepalen wanneer ze vrij zijn? (style) En wie kan deze medewerker eigenlijk vervangen? (skills) Welke taken doet hij precies? (structure)


Zoals blijkt uit bovenstaande praktijkvoorbeelden kun je een ogenschijnlijk klein probleempje alleen structureel en duurzaam oplossen door rekening te houden met verschillende factoren. Een handig model wat ik hierbij vaak hanteer is het 7S-model van McKinsey. Dit model bevat 7 elementen, die (waarschijnlijk niet geheel) toevallig allemaal met een S beginnen en die van belang zijn om een effectieve en efficiënte organisatie te realiseren en knelpunten aan te pakken.

McKinsey simpel

De zeven elementen van het 7S-model van McKinsey nader toegelicht

1. Shared Values | Gedeelde waarden

Het element ‘gedeelde waarden’ staat in het midden van het model van McKinsey. Het is als het ware het DNA van het bedrijf welke vaak wordt uitgedrukt in de missie, visie en kernwaarden. De gedeelde waarden zijn onderdeel van de cultuur van het bedrijf en beïnvloeden het gedrag van medewerkers en beslissingen die zij nemen.

Voorbeelden van vraagstukken:

  • Waar gaan we voor? Wat willen we bereiken?
  • Wat vinden we belangrijk?
  • Wat is de identiteit van het bedrijf? Wat willen we (zowel intern als extern) uitstralen?

2. Strategy | Strategie

De strategie is vaak gedreven vanuit de vraag van de markt zodat er beter een competitief voordeel kan worden behaald. De strategie bevat de doelstellingen van een bedrijf en de wegen waarlangs het bedrijf die doelstellingen probeert te bereiken.

Voorbeelden van vraagstukken:

  • Hoe gaan we onze visie bereiken?
  • Welke activiteiten zijn daarvoor nodig op de korte en lange termijn?

3. Structure | Structuur

Hoe de afdelingen en personen in een organisatie zijn georganiseerd om samen te werken; dus hoe een bedrijf is ingedeeld. Daarnaast de verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden per afdeling of persoon.

Voorbeelden van vraagstukken:

  • Wie is waarvoor verantwoordelijk?
  • Welke taken horen bij wie?
  • Hoe werken verschillende afdelingen met elkaar samen? Wie rapporteert aan wie?
  • Wie neemt taken over bij afwezigheid?

4. Systems | Systemen

Systemen zijn alle formele en informele werkwijzen, procedures, voorschriften en afspraken.

Voorbeelden van vraagstukken:

  • Welke processen zijn er binnen de organisatie?
  • Hoe verlopen deze processen?
  • Welke werkwijzen worden er gehanteerd?
  • Welke (ICT)-systemen worden hiervoor gebruikt?

5. Staff | Personeel

Het personeel moet aan een bepaald profiel voldoen. Hoe kan de organisatie de juiste medewerkers werven, vormen, evalueren, belonen, motiveren en behouden? Dit element betreft het HR-beleid.

Voorbeelden van vraagstukken:

  • Aan welk profiel moeten je medewerkers voldoen?
  • Hoe zorg je ervoor dat je medewerkers gemotiveerd blijven?
  • Hoe monitor je de tevredenheid van je medewerkers?

6. Skills | Vaardigheden

De belangrijkste, onderscheidende eigenschappen die binnen de organisatie aanwezig zijn en die de organisatie haar onderscheidend vermogen verschaffen.

Voorbeelden van vraagstukken:

  • Wat is het onderscheidend vermogen van de organisatie?
  • Hoe zorgen we ervoor dat onze (nieuwe) medewerkers (moeilijk overdraagbare) vaardigheden leren en voldoende ervaring opdoen?
  • Moeten we in opleiding van medewerkers investeren zodat zij hun werkzaamheden beter kunnen uitvoeren?

7. Style | (Management)stijl

De manier waarop het handelen en gedrag van de managers op de medewerkers in het bedrijf overkomen.

Voorbeelden van vraagstukken

  • Hoe wordt er leidinggegeven? (coachend? directief?)
  • Hoe hiërarchisch/formeel is de sfeer binnen het bedrijf?
  • Hoe kort zijn de lijnen binnen het bedrijf?
  • Hoe autonoom zijn medewerkers in het maken van keuzes?

De Organisatieontwikkelaar analyseert dus simpelweg knelpunten die zich voordoen binnen een bedrijf, houdt bij de oplossing rekening met de elementen uit het 7S-model, om ze dan één voor één uit de weg te ruimen. Zo creëer je een gedegen basis om je visie na te kunnen streven en je doelstellingen te bereiken!

Benieuwd wat ik kan betekenen voor jouw organisatie? Laat het me weten! 

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s