“Als ik het zelf doe, weet ik dat het goed gebeurt.”
Heb je jezelf ooit betrapt op deze woorden? Waarschijnlijk wel. En waarschijnlijk zeg je dit omdat je hebt ervaren dat verzoeken vaak maar slecht worden uitgevoerd.
Is het dan echt zo dat als je anderen opdrachten geeft, zij er met de pet naar gooien? Of moeten we eens kijken naar hoe verzoeken worden geformuleerd? In deze blog: 7 tips om je werk (of privétaken) beter te delegeren.
#1. Gebruik als/dan in je verzoeken.
Het is handig om als/dan in je verzoeken te gebruiken. Een simpel verzoek kan dan worden:
‘Wil je voor mij twee toners van merk X bestellen? Als het is uitverkocht, dan graag twee toners van merk Y.’
Zo neem je meteen een belangrijke mogelijke reden om het verzoek niet uit te voeren weg.
#2. Geef een tijdslimiet mee
Voor een verzoek zoals het ontwerpen van een website of het doen van marktonderzoek is het vaak niet duidelijk hoelang zoiets zou moeten duren in de ogen van de ‘opdrachtnemer’. Een tijdslimiet kan helpen. Een voorbeeld:
‘Wil je alvast een schets van de website maken? Gelet op de kosten, zou ik graag willen dat je er ongeveer 4 uur aan besteedt. Ben je hier langer dan 5 uur mee bezig en loop je tegen moeilijkheden aan? Stop er tijdelijk mee en laat het me dan weten.’
Zo voorkom je dat er onenigheid ontstaat in de duur van de taak en de daarmee gepaard gaande kosten.
#3. Geef een deadline mee
Een deadline meegeven helpt, ook voor niet-urgente zaken. Een taak zonder deadline krijgt niet de prioriteit die het nodig heeft. Het kan daarom goed werken om er een deadline aan te verbinden.
‘Wil je de schets van de website maken en de resultaten vóór morgen 16:00 aan me doorgeven? Ik heb hier de dag erna een bespreking over en zal de resultaten willen laten zien. Mocht je moeilijkheden hebben met het halen van de deadline, laat het me dan zo spoedig mogelijk weten, maar in ieder geval vóór morgen 13:00.’
#4. Geef de opdrachtnemer beslissingsbevoegdheid
Voorbeeld: ‘Een klant is niet tevreden omdat hij een defect product heeft ontvangen. Zou je ervoor kunnen zorgen dat deze klant gecompenseerd wordt? Je hebt hierbij mijn akkoord om een oplossing te zoeken tot €50. Verwacht je dat het noodzakelijk is om meer kosten te maken, bel me dan.’
#5. Communiceer je taak schriftelijk
Creëer de gewoonte om het verzoek aan ‘opdrachtnemers’ schriftelijk te doen (alleen met relevante details zoals hierboven vermeld) zodat eventuele onduidelijkheden kunnen worden voorkomen. Als taken zijn opgeschreven zijn ze altijd later nog te raadplegen.
#6. Gebruik bij voorkeur één kanaal
Bij het doen van verzoeken kun je het beste één kanaal gebruiken, zoals e-mail. Zo houd je het overzicht voor jezelf en voor de ‘opdrachtnemer’. Is het urgent? Gebruik dan toch hetzelfde kanaal. Om de urgentie aan te geven kun je bellen.
#7. Meerdere taken? Geef prioriteiten aan!
Als je meerdere taken delegeert, besef dan dat de opdrachtnemer vaak over minder informatie beschikt dan jij. Daarom is het handig om altijd de prioriteit aan te geven zodat de opdrachtgever dit niet (in overleg met jou) zelf hoeft te doen.
Conclusie
Sommige taken zijn zo complex dat het uitbesteden ervan langer duurt dan het zelf uitvoeren van het werk. Kijk dus kritisch of het handig is om te delegeren. Dat gezegd hebbende, valt er nog veel te winnen op dit terrein. Ieders werk bestaat immers uit het uitvoeren van taken en als je dit goed organiseert, kan dat voor opdrachtgever en opdrachtnemer veel tijd besparen en frustratie wegnemen.
Door deze 7 tips toe te passen zorg je ervoor dat je taken écht kunt loslaten en meer tijd hebt om je eigen werk te doen – of wellicht kun je dit op den duur ook uitbesteden ;-).
De Organisatieontwikkelaar 