Vergadering op maandagochtend, 9 uur. Drie man te laat door gigantische drukte op de weg, één persoon heeft de afspraak niet in zijn agenda gezet en is daarom afwezig zonder kennisgeving. De vergadering gaat een halfuur later alsnog van start, maar wel op een rommelige manier. De punten van vorige vergaderingen zijn niet opgepakt, want ze zijn ‘vergeten’.
Mensen praten door elkaar heen over persoonlijke zaken en na een kwartier verschuift de aandacht van de flipover naar inkomende berichten op WhatsApp. Logisch, want van onderwerpen als IT heeft de directiesecretaresse toch geen verstand en andersom heeft de IT’er geen affiniteit met de boekhouding. Om nog maar te zwijgen over vergaderjargon: we moeten koers bepalen en een stip op de horizon zetten, zodat we het transparanter kunnen maken en de huidige werkwijze kunnen uitfaseren!
Conclusie: de vergadering is nog veel te vaak complete verspilling van tijd, maar toch wordt er vergaderd omdat het gezien wordt als een verplicht nummer. Dit maakt dat vergaderingen vaak saaie gesprekken zijn waar steeds dezelfde mensen aan het woord zijn en waar geen knopen worden doorgehakt. Is het niet vreemd dat efficiency een punt is dat vaak terugkomt op de vergadering, maar dat vergaderingen helemaal niet efficiënt zijn? Dit kan beter!
Vergaderen: vaak bedoeld om kennis uit te wisselen, men op de hoogte te stellen van ontwikkelingen binnen het bedrijf en om taken te verdelen die nog gedaan moeten worden. Vaak is een fractie van de tijd hiervoor meer dan genoeg; hier heb je echt geen twee uur voor nodig. Sommigen zijn zelfs voorstander om vergaderingen volledig af te schaffen, maar het kan (heel soms) wel degelijk van belang zijn.
Vergader slimmer met deze 6 tips:
-
Informeer via digitale communicatiemiddelen en niet in een vergadering
Het informeren over de gang van zaken kan ook prima met moderne communicatiemiddelen, zoals een intranet of mail. Zo kan men zelf bepalen of het belangrijk genoeg is om hier zijn tijd aan te besteden. Voor echt belangrijke vragen weten ze elkaar echt wel te vinden!
-
Breng structuur aan…
… en houd je hieraan. Als je niet alle tijd tot je beschikking hebt, zul je moeten kiezen wat er op de agenda komt te staan. Dit werkt tweeledig: vergaderingen worden een stuk korter en alleen de meest belangrijke punten worden besproken.
-
Vergader staand of lopend!
En men zal snel gewend zijn aan vergaderingen die een stuk korter duren. Haal de stoelen weg en je zal zien dat ineens alles binnen een halfuur besproken kan worden.
-
Kies zorgvuldig wie je uitnodigt
Moeten echt alle 18 collega’s hierbij zijn? Of kan het ook prima met zijn drieën? Zo voorkom je het bystander-effect, waarbij mensen zich veel minder geroepen voelen om bij te dragen omdat er immers nog 17 andere collega’s zijn.
Daarnaast is alles wat besproken wordt voor de meeste mensen niet relevant, waardoor de aandacht er niet bijgehouden wordt. Laat de deelnemers van de vergadering daarom zelf bepalen welk gedeelte van de vergadering ze bijwonen (zeker in combinatie met tip #2)!
-
Maak de deelnemers zelf verantwoordelijk voor de input
Zodat de vergadering voor iedereen is en iedereen zich betrokken en verantwoordelijk voelt. Een vergadering met 10 deelnemers waarvan 7 deelnemers niets actief bijdragen, is zonde van de tijd.
-
Breng het vergaderproces goed in kaart
Omdat de kans groot is dat dit vergeten wordt of niet als prioriteit gezien wordt, is het vaak handig om alle agendapunten in een systeem te zetten (dit kan bijvoorbeeld een gedeeld Excel-bestand zijn). Ook dit werkt tweeledig: je collega’s pakken hun taken ook daadwerkelijk op en iedereen is altijd op de hoogte van de voortgang van elkaars taken. Dit scheelt weer tijd tijdens de volgende vergadering!
Benieuwd hoe je het vergaderproces? Neem contact op met De Organisatieontwikkelaar!
De Organisatieontwikkelaar 