De telefoon opnemen terwijl je net nog even dat klusje afmaakt, gauw je social media bekijken tijdens het afmaken van dat belangrijke project of iemand bellen tijdens je dagelijkse ritje naar kantoor: we maken ons er allemaal wel eens schuldig aan. Er wordt vaak gezegd dat multitasken altijd moet worden voorkomen omdat het zou kunnen leiden tot stress en burn-outs. Hier moet echter wel een belangrijke nuance in worden aangebracht: als je op de juiste manier multitaskt, kan het je juist veel brengen! In deze blog vertel ik hoe dit zit.
Multitasken: wat is het eigenlijk?
In de letterlijke zin van het woord betekent multitasken niets meer dan het uitvoeren van twee taken op hetzelfde moment. Als je dagelijks hetzelfde stuk naar kantoor rijdt, kan de radio het forenzen een stukje aangenamer maken. Ook kan het zinvol zijn om tijdens een telefoongesprek onbewust wat te krabbelen op een kladblaadje, zodat je het gesprek dan beter onthoudt. Multitasken kan dus heel zinvol zijn.
Wanneer is multitasken dan wel erg?
In het kort: als je twee taken uitvoert die allebei een groot deel van je hersencapaciteit vergen wordt multitasken een probleem. Als je bijvoorbeeld nog even een mail verstuurt tijdens een vergadering vragen beide activiteiten de aandacht. Je bent dan eigenlijk niet aan het multitasken maar aan het switchtasken: je doet geen twee dingen tegelijk, maar je wisselt heel snel en vaak tussen twee activiteiten. Waar multitasken prima kan werken, is switchtasken juist funest voor de productiviteit. Switchtasken wordt echter vaak verward met multitasken. De crux van multitasken zit hem in het doen van twee activiteiten tegelijkertijd en dus niet na elkaar.
“Als je veelvuldig switcht tussen taken breng je het grootste gedeelte van de dag door op het denkniveau van een elfjarige.”
Bij het continu wisselen tussen taken gaat je onderbewuste nog aan de gang met de oorspronkelijke taak, waardoor er minder energie overblijft voor het uitvoeren van de nieuwe taak. Dit proces wordt ook wel het aandachtsresidu genoemd. En hiervoor betaal je wél een prijs: je levert tijdelijk in op je IQ, je productiviteit daalt én de kans is groot dat je meer stress ervaart. Zoals Mark Tigchelaar het in zijn boek FOCUS AAN/UIT omschrijft: als je veelvuldig switcht tussen taken dan breng je het grootste gedeelte van de dag door op het denkniveau van een elfjarige.
Multitasken: hoe moet het dan wel?
- Op de automatische piloot: Multitask alleen als één van de activiteiten op de automatische piloot gaat. Dus wel: een podcast luisteren tijdens je ochtendroutine. Een minder goed idee: tijdens een vergadering nog even een belangrijke e-mail versturen.
- Voorkom switchtasken. Wissel dus niet steeds tussen twee taken door bijvoorbeeld binnenkomende e-mails meteen te lezen tijdens het uitvoeren van werkzaamheden voor een project. Je kunt deze activiteiten simpelweg niet tegelijk doen.
- Vermijd te weinig prikkels. Soms is het zelfs beter om te multitasken om beide taken beter te doen. Als je ’s nachts op een verlaten snelweg rijdt, dan kan het bijvoorbeeld beter zijn om radio te luisteren zodat je niet in slaap valt door een gebrek aan prikkels.
- Elimineer te veel prikkels. Als je de neiging hebt om veelvuldig te switchen, zorg dan dat je jezelf aanleert prikkels te elimineren. Zet bijvoorbeeld je e-mailmeldingen uit en check op gezette tijden je e-mail.
- De 5 minutenregel: als je vaak de behoefte hebt om iets anders te doen tijdens een belangrijke taak kan het handig zijn om met jezelf af te spreken dat je dit pas over 5 minuten doet. Je zult zien dat het vaak dan ineens niet meer zo belangrijk is.
Heb je hulp nodig bij het verhogen van de productiviteit en efficiëntie binnen je bedrijf? Ik denk graag met je mee!
De Organisatieontwikkelaar 